Công nghệ POS hiện đang trở nên phổ biến và được áp dụng nhiều ở các công ty cũng như tập đoàn lớn (G7 Mart, các siêu thị...) Tuy nhiên phần lớn các chủ cửa hàng, nhà hàng, đôi khi cũng không biết cụ thể về chức năng của hệ thống này có khả năng hỗ trợ hoạt động quản lý của họ ra sao, hoặc họ có thể cần công nghệ quản lý nhưng không biết công ty nào cung cấp hệ thống, không biết giải pháp của công ty nào đáp ứng được yêu cầu của họ.

Công nghệ POS: Nâng cao tính cạnh tranh cho thị trường bán lẻ

Hiện nay, hệ thống phân phối ở nước ta hầu hết dưới dạng cửa hàng tạp hóa hoặc chợ. Con số nghiên cứu thực tế cho thấy trên bản đồ phân phối hàng hoá tại Việt Nam, đến 90% thị trường vẫn còn do các kênh cung cấp truyền thống như chợ, cửa hàng bán lẻ, shop... chi phối.Trong đó, phương pháp quản lý chính vẫn là: ghi chép và cộng sổ hàng ngày (dễ gây sai sót trong tính toán, và tốn nhiều thời gian). Điều này ít nhiều làm ảnh hưởng tới khả năng của các nhà quản lý cũng như giảm tính chuyên nghiệp và năng lực cạnh tranh của siêu thị hay cửa hàng. Trước thềm hội nhập WTO, nhiều đại gia trong ngành bán lẻ đã và đang nỗ lực đầu từ áp dụng công nghệ thông tin vào chuỗi bán lẻ của mình như Sài Gòn Co-op, G7-Mart, Hapro-mart,...)

Các tập đoàn phân phối lớn áp dụng phương pháp quản lý bán lẻ hiện đại, đó là dùng hệ thống quản lý bán hàng gồm phần mềm, máy đọc mã vạch và máy in hoá đơn (POS). Hệ thống này khắc phục được những bất cập của phương pháp quản lý thủ công hiện nay như: có tính chuyên nghiệp cao, giảm thiểu nhầm lẫn về thanh toán, đặc biệt đối với các công ty có nhiều cửa hàng thì có thể tạo ra tính đồng bộ cho hệ thống các cửa hàng cả về dữ liệu lẫn phương thức quản lý.

Công nghệ POS hiện đang trở nên phổ biến và được áp dụng nhiều ở các công ty cũng như tập đoàn lớn ( G7mart, các siêu thị …). Tuy nhiên phần lớn các chủ cửa hàng, nhà hàng, đôi khi cũng không biết cụ thể về chức năng của hệ thống này có khả năng hỗ trợ hoạt động quản lý của họ ra sao, hoặc họ có thể cần công nghệ quản lý nhưng không biết công ty nào cung cấp hệ thống, không biết giải pháp của công ty nào đáp ứng được yêu cầu của họ.

Với số lượng các chuỗi phân phối bán lẻ được ồ ạt đầu tư và đưa vào hoạt động, thì việc áp dụng các công nghệ POS vào từng cửa hàng là rất cần thiết. Hiện nay, việc đưa giải pháp này vào không những xóa bỏ những gánh nặng sổ sách mà còn tăng khả năng cạnh tranh với các tập đoàn nước ngoài đã và sắp đầu từ vào thị trường bán lẻ tại Việt Nam.

Vậy POS là gì và tại sao nó có thể nâng cao khả năng quản lý, khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp?

Theo ông Đỗ Việt Dũng, phó giám đốc kỹ thuật của công ty CPCN tự động hoá SCAT, POS (Point of sale) là tên viết tắt của hệ thống gồm:

- Phần mềm: Quản lý hàng hoá, quản lý bán hàng, cho phép cập nhật về số lượng hàng hoá xuất, nhập, tồn tại mọi thời điểm, cũng như theo dõi tình hình doanh thu, công nợ đối với từng khách hàng, tại mọi thời điểm. Thay vì việc nhà quản lý phải tiến hành cộng trừ các con số thì hệ thống tự động cập nhật với nghiệp vụ nhập vào hệ thống. Thậm chí nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh của 1 hệ thống nhiều cửa hàng tại một điểm duy nhất nhờ khả năng truyền dữ liệu qua đường điện thoại hoặc internet. Nhờ đó nhà quản lý có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động đầu tư khác. Các con số báo cáo cũng trung thực hơn, tính thống nhất về số liệu thống kê được đảm bảo.

- Các thiết bị: Máy đọc mã vạch phục vụ việc nhập tên hàng bán; máy in hoá đơn bán lẻ in hoá đơn cho khách hàng đơn giản hoá hoạt động bán hàng và mang lại tính chuyên nghiệp cao cho cửa hàng. Tính minh bạch về giá cả hàng hoá, dịch vụ đối với khách hàng cũng được thể hiện rõ ràng.

Nét khác biệt của hệ thống này là cập nhật mọi lúc các thông tin về hoạt động bán hàng tại mọi thời điểm mà hệ thống ghi chép tính toán thủ công không thể có được. Trong đó, phần mềm chương trình là yếu tố chính, quan trọng nhất. Người quản lý có thể không biết rằng hoạt động quản lý của mình sẽ đơn giản hơn rất nhiều lần khi sử dụng công nghệ POS. Bất kỳ lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng hệ thống này, không chỉ là các Siêu thị, các trung tâm thương mại, mà ngay cả các cửa hàng thuộc các lĩnh vực khác nhau như nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, các Studio ảnh, các trung tâm vui chơi giải trí, các phòng khám đa khoa, thẩm mỹ viện…

Xu hướng trong thời gian tới là công nghệ POS sẽ được áp dụng nhiều và trở nên phổ biến, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập WTO. Người quản lý có thể tham khảo hệ thống này do một số công ty cung cấp phần mềm tại Hà Nội cung cấp. Trong đó công ty phát triển công nghệ tự động hoá SCAT ( SCAT Corp.) có cung cấp đồng bộ hệ thống quản lý và an ninh cho các cửa hàng kinh doanh  thuộc các lĩnh vực siêu thị, nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, trung tâm thẩm mỹ, trung tâm thư viện, bệnh viện, studio ảnh…Đơn vị này có chương trình giới thiệu và hướng dẫn sử dụng công nghệ POS miễn phí tại chính trụ sở văn phòng công ty (120 Hoàng Văn Thái - Thanh Xuân - Hà Nội). Đây là hoạt động tích cực cùng với một số hoạt động của các tổ chức đơn vị trong nước khác nhằm góp phần nâng cao năng lực quản lý cũng như sức cạnh tranh của hệ thống phân phối bán lẻ ở Việt Nam hiện nay .

Chúng ta hi vọng rằng vào thời điểm Việt Nam gia nhập WTO thì công nghệ quản lý cũng được dần đưa vào và áp dụng phổ biến nhằm nâng cao hiệu quả cũng như khả năng cạnh tranh của chúng ta trước những tập đoàn phân phối bán lẻ hiện đại của nước ngoài.