Saga - 48 câu hỏi khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Mối quan hệ giữa “tổ chức sự kiện (TCSK)”, PR (quan hệ công chúng), tìm hiểu thị trường,... không còn là quan tâm của giới doanh nghiệp mà đã trở thành một kỹ năng cần rèn luyện của các nhà quản lý (hành chính, giáo dục, quân sự, ngoại giao,..). Để thành công khi TCSK cần xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến nó. Vừa qua, HR Việt Nam (dịch từ BWP) đã giới thiệu cô đọng về 10 nguyên tắc “tổ chức sự kiện”):

Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Tiếp thị
Tổ chức sự kiện phải là thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Đặt mục tiêu cụ thể
Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày
Quảng bá sự kiện
Thiết lập và theo dõi các mối quan hệ
Nhân lực là yếu tố quan trọng
Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

I. TCSK phải gắn với giới thiệu sản phẩm, bán hàng, tiếp thị

Qua sự kiện sắp tổ chức, bạn muốn giới thiệu những sản phẩm gì ?
Sẽ làm những gì để quản lý nguồn thông tin về khách hàng ?
Sẽ làm gì để thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (đối với: người, báo, đài,...) ?
Sẽ làm gì để nghiên cứu thị trường ?
Sẽ làm gì để xây dựng nhãn hiệu ?
Sẽ làm gì để thâm nhập thị trường. ?

II. TCSK để phục vụ CLKD

7.      Sẽ làm gì để phục vụ chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường ?

8.      Những người tham gia sự kiện hiểu thế nào khi cần phải tổ chức sự kiện “tưởng như không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?”.

III . TCSK phải xác định đối tượng “khách hàng mục tiêu”

9.      Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà sự kiện này sẽ thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng) ?

10. Nói cụ thể, khách hàng của mình qua sự kiện này là những ai ?

11. Những thông điệp gì mà Công ty muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ?.

12. Sẽ kiểm tra mấy lần đối với kế hoạch chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà công ty) cần hướng đến,

13. Sẽ làm gì để hạn chế những đối tượng không nhiều tiềm năng (để giúp chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn cho những khách hàng nhiều tiềm năng).

IV. TCSK khi đã nêu được các mục tiêu cụ thể

“Sau này sẽ không đo được những kết quả mà sự kiện mang lại cho danh tiếng của công ty - nếu hôm nay chưa đặt ra các mục tiêu cần hướng đến. Lần này phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì ?”

14. Vẫn tổ chức nhiều sự kiện hay điều chỉnh (thêm, bớt, ghép, mở rộng - 1 sự kiện nào đó)

15. Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức các sự kiện là gì ?.

16. Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là những gì, đối với những ai ?

17. Mục tiêu lợi nhuận (tiền bạc) lần này là bao nhiêu ?

18. Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì ?

19. Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì ?

20. Các mục tiêu khác

21. Với mỗi sự kiện cụ thể (trong các sự kiện) cần đạt mục tiêu gì trên đây ?

V. TCSK không là công cụ đa năng để tiếp thị

22. Để thành công trong CLKD của công ty, có thể dùng những cách nào khác (hiệu quả hơn) thay cho việc tổ chức những sự kiện sắp tới ?

23. Hãy mạnh dạn trả lời câu hỏi: ”Có cần thiết phải tổ chức sự kiện này không” ?

24. Có cần điều chỉnh gì nữa ?.

25. Nếu không quan tâm đến sự thoả mãn từ phía khách hàng (và khán giả), công ty sẽ thoả mãn bao nhiêu % khi sự kiện được tổ chức ?

VI. TCSK chỉ diễn ra vài ngày (hoặc vài giờ) còn CLKD thì lâu dài

“Tổ chức sự kiện thường chỉ là một phần nhỏ của chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp”.

26. Những nội dung khác trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty là gì ?

27. Lúc này (năm, quý, tháng), việc tổ chức sự kiện chiếm bao nhiêu % trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty ?

VII . TCSK lần này cần doanh nghiệp làm gì để quảng bá

28. “Không chỉ dựa vào lần TCSK này để công ty nắm mọi cơ hội tiềm năng”. Bạn có đồng ý vậy không ?

29. Trước khi TCSK, công ty sẽ tổ chức những hoạt động quảng bá nào ?

30. Qua những hoạt động quảng bá trước khi TCSK, doanh nghiệp cần làm những gì để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu ?

31. Qua những hoạt động quảng bá trước khi TCSK, doanh nghiệp cần làm những gì để thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu

32. Với sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau trong thời gian tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá như thế nào để tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự ?

VIII. TCSK lần này, doanh nghiệp cần làm gì để thiết lập và phát triển liên hệ khách hàng

33.   Cần làm gì để dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng ?

34. Cần làm gì sau khi kết thúc từng sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty (với tập trung, kiên nhẫn).

35. Công ty đã chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó chưa ?

36. Cần làm những gì trước khi quyết định đầu tư vào việc TCSK lần khác.

IX. TCSK lần này, cần làm gì để thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực

“Nếu việc TCSK là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chính là sự tham gia ở cả hai phía: phía khách hàng và phía TCSK”.

Vì thế:

37. Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hàng ?

38. Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của phía TCSK ?

39. Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hàng ?

40. Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại này.

41. Làm gì để tuyển chọn đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .

42.   Làm gì để huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .

X. TCSK cần làm gì để việc phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

43. Làm gì để mỗi thành viên tham gia sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu chung” của lần TCSK này ?

44. Làm gì để mỗi thành viên tham gia mỗi sự kiện cụ thể (trong nhóm các sự kiện lần này) được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu” của sự kiện đó ?

45. Làm gì để mỗi sự kiện thực sự là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút,

46. Làm gì để tạo được tinh thần hiếu khách,

47. Làm gì để bảo đảm các yếu tố hậu cần và vô số những công việc lặt vặt khác.

48. Làm gì để mỗi thành viên tham gia sự kiện hiểu rằng “sự kiện chỉ là một thành phần trong chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược kinh doanh của công ty ?”.

Chưa đáp thông 48 câu hỏi trên đây thì chưa nên ra quyết định TCSK (chưa "vấn" mà đã "đề"). Việc “hỏi - đáp” liên quan với 2 phía:

Phía thứ nhất là thủ trưởng (nhà quản lý, chủ doanh nghiệp). Việc TCSK có khi không do doanh nghiệp đãm trách mà phải thuê các nhóm dịch vụ TCSK; bấy giờ, tuỳ thuộc tỷ lệ % trọn gói trách nhiệm đến đâu để thủ trưởng cung cấp thông tin hướng dẫn cho bên dịch vụ TCSK (căn cứ vào 48 câu hỏi đáp); nếu nhà quản lý thuê nhóm TCSK “chỉ đâu đánh đó” thì chủ doanh nghiệp ít phải trả lời câu hỏi (ông chủ bảo gì thì làm điều ấy). Nhưng khi thuê nhóm TCSK để "giao trọn gói trách nhiệm" thì nhà quản lý phải chủ động cung cấp những yêu cầu cần thiết từ 48 câu hỏi trên đây trước khi nhóm này viết kịch bản chi tiết; việc viết và duyệt kịch bản được “căn cứ vào yêu cầu - đã được nhà quản lý triển khai từ trước đó”, không để xảy ra tình cảnh vừa viết vừa sửa.

Phía thứ hai là nhóm TCSK (trọn gói):

Sau khi được phía chủ doanh nghiêp cho biết lý do, mục tiêu (WHY), việc lập “kịch bản” để TCSK xuất phát từ 1 trong 4 hướng sau:

Một là, xuất phát từ "quá trình" hoạt động (mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương pháp, phương tiện, con người, kết quả,...);
Hai là, xuất phát từ các "chức năng" quản lý (hoạch định -> tổ chức -> chỉ đạo -> tổng kết);
Ba là, xuất phát từ quy tắc (4 W+ H) hay [(what, when, where, who) + how)]
Bốn là, phối hợp các hướng trên đây.

Như vậy, dù xuất phát từ “quá trình”, “chức năng” hay “quy tắc (4W+H) thì nhóm TCSK cũng sẽ phải xác định câu hỏi và tìm lời đáp rõ ràng trước khi dưng kịch bản TCSK.

Ví dụ, nhóm TCSK thích chọn hướng phối hợp (tức là vừa “quy trình – 8 nhân tố”, vừa “chức năng – 4 chức năng”, vừa “4 w + H”) sẽ hỏi đáp 12 câu sau đây trước khi dựng kịch bản:

1.      Các mục tiêu của sự kiện này là gì ?
2.      Sự kiện sẽ tổ chức ở đâu ? Chỗ đó ra sao ?
3.      Sự kiện sẽ tổ chức từ bao giờ ?
4.      Thời tiết lúc ấy thế nào ?
5.      Hoạt động của mỗi sự kiện (và chuỗi sự kiện) gồm lần lượt những gì ?
6.      Nhóm TCSK gồm những ai ? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)
7.      Phương pháp TCSK là gì ?
8.      Phương tiện cho nhóm TCSK gồm những gì ?
9.      Nhóm thực hiện sự kiện gồm những ai (diễn viên, khách mời, ...) ? Tính chuyên nghiệp của họ ra sao ?
10.    Phương tiện cho những người thực hiện sự kiện sử dụng - gồm những gì ?
11.    Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện ) ?
12.    Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi TCSK ) ?
13.    Có sự xuất hiện của nhóm cạnh tranh hay không ? Họ là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi TCSK) ?
14.    Các biện pháp khích lệ người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì ? vào lúc nào (trong khi, sau khi) ?
15.    Các biện pháp đánh giá người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì ? vào lúc nào (trong khi, sau khi) ?
16.    Việc tổng kết việc TCSK để rút bài học kinh nghiệm (cho chủ doanh nghiệp, cho phía TCSK) nên thực hiện thế nào ?

Đành rằng “mưu sự tại thiên” nhưng trong việc TCSK, người chủ doanh nghiệp (và người TCSK) tính toán càng kỹ lưỡng, càng hợp quy luật phát triển của nội tâm và ngoại cảnh thì càng giảm thất bại và tăng hiệu quả thực hiện CLKD.