Phản hồi sao cho phù hợp với từng người và tạo ra động lực làm việc là kỹ năng mà doanh nhân cần quan tâm. Ý kiến phản hồi của lãnh đạo phải đụng đến động lực của mỗi cá nhân và đưa mục tiêu của cấp dưới hòa vào mục tiêu của công ty.
 
Mỗi giám đốc điều hành có một cách phản hồi riêng, không cách nào là cách duy nhất đúng. Tôi học được điều này khi tham khảo ý kiến của 100 giám đốc điều hành để điều hành công ty riêng. Tuy vậy, vẫn có những cách chung mà mọi doanh nhân đều có thể áp dụng.

Muốn nhân viên biết bạn trông đợi điều gì thì khi họ làm tốt, bạn phải nhận ra và ngợi khen. Sau đó, nên:

Thường xuyên khen ngợi, nhưng phải chân thành. Lời khen giúp nhân viên biết họ giỏi giang, nhưng hoài nghi sẽ tăng lên nếu họ biết những lời ấy chỉ nhằm xoa dịu. Tệ hơn nữa, khi tin rằng lãnh đạo không phân biệt được việc quan trọng với việc xoàng xĩnh thì cấp dưới sẽ không còn tôn trọng lãnh đạo. Vì vậy, nếu thấy hành động xuất sắc, hãy khen ngợi nhân viên. Còn nếu đó chỉ là ý định tốt với nỗ lực trung bình thì hãy để cho sự việc trôi qua.

Cụ thể trong lời khen. Phản hồi giúp người khác biết họ nên phát huy hay hạn chế hành động. Vì vậy, chỉ nói: “Hay đấy!” thì chưa đủ. Hãy nói rõ lý do để họ tiếp tục phát huy và làm gương cho người khác.

Tuyên dương trước mọi người. Khi được tuyên dương trước đồng nghiệp, lòng tự tin của nhân viên sẽ mạnh hơn. Hãy lập lại lời khen trong các buổi họp, thư thông báo, thư nội bộ hay trong cuộc họp với khách hàng.

Nguyên tắc vàng

Trong kinh doanh, nguyên tắc: “Muốn người khác làm cho mình điều gì thì hãy làm cho họ điều ấy” không phải lúc nào cũng hiệu quả. Để nói những điều khó nói một cách hiệu quả, bạn nên chọn cách phù hợp với người nghe. Nhiều lãnh đạo muốn nghe nói thẳng để hiểu rõ sự việc. Tuy nhiên, phong cách đó quá thẳng thắn và trực diện đối với nhân viên. Họ không chịu được và có thể sẽ nghỉ việc, tìm một nơi khác.
 
Lời khen giúp nhân viên biết họ giỏi giang, nhưng hoài nghi sẽ tăng lên nếu họ biết những lời ấy chỉ nhằm xoa dịu.

Để phản hồi mang tính xây dựng, bạn phải biết những yếu tố phù hợp với người nhận. Khi bạn hiểu tính cách và trải nghiệm của nhân viên, họ sẽ hồi đáp bạn một cách tích cực. Nếu không biết về nền tảng, thử thách và ước vọng của nhân viên thì bạn đang thiếu cơ sở trầm trọng. Chính hiểu biết cá nhân về nhân viên mới giúp bạn lãnh đạo hiệu quả. Tuy cần cân nhắc để thông điệp phù hợp với nhân viên nhưng cũng có những cách có thể áp dụng chung cho mọi người, như:

Công khai tin tốt, nói riêng tin xấu. Quở trách người khác nơi công cộng là thiếu tôn trọng họ, gây ra tác dụng ngược lại. Khi lúng túng, nhân viên sẽ không nghe bạn nữa.

Trực diện. Theo nghiên cứu, phần lớn giao tiếp là ngôn ngữ không lời. Khi đối thoại khó khăn thì trực diện với vấn đề sẽ khiến bạn ít phải giải thích dài dòng hơn về sau. Nhờ trực diện, bạn biết người khác tiếp nhận có chính xác không, còn người khác thì đọc được ngôn ngữ qua cử chỉ của bạn. Trao đổi qua điện thoại cũng là một cách trực diện.

Đừng bao giờ chê trách qua email. Email thường được dùng khi muốn tiết kiệm thời gian, nhưng trong trường hợp này, email có tác dụng ngược lại. Khi nhân viên nhận email tiêu cực từ sếp, họ sẽ gặm nhấm nó, đọc đi đọc lại nhiều lần rồi chuyền cho đồng sự để chia sẻ, hoặc suy diễn sai ý bạn.

Dùng ngôi thứ nhất “Tôi”. Lúc chê trách nhân viên cũng là lúc bạn chán nản về một điều tiêu cực nào đó diễn ra trong công ty. Tuy nhiên, hãy kiềm chế để không kết tội người khác bằng cách dùng ngôi thứ hai: “Anh đã gây ra chuyện này”, “chị đã vi phạm điều kia”. Hãy diễn đạt ý đó qua cách nói khác: “Tôi nhận thấy anh làm việc X, nhưng tôi đã mong đợi được thấy điều Y” và để người nghe tự do giải thích, tìm ra giải pháp cùng bạn. Đừng tạo áp lực khiến người khác phải phòng thủ.

Hòa nhã, cụ thể. Khen ngợi phải cụ thể, khiển trách càng phải cụ thể hơn. Chỉ rõ cách tiến bộ là tôn trọng nhân viên, vì cho thấy rằng bạn tin tưởng vào khả năng của họ.

Xác định lại. Kết thúc cuộc đối thoại, hãy hỏi người nghe về những điều họ nghe được, những việc họ định làm quanh vấn đề đó. Thông thường, dù bạn có ý rất tốt thì người khác cũng không hoàn toàn hiểu đúng ý bạn. Hãy chắc chắn rằng hai bên hiểu nhau và phối hợp nhịp nhàng.

Những lãnh đạo xuất sắc trong việc phản hồi sẽ xây dựng điều đó nơi môi trường làm việc, đồng thời mong đợi điều tốt đẹp nơi toàn tổ chức.

Bài dịch: VŨ THỊ MINH UYÊN
Nguồn Womenentrepreneur.com