Saga - Bản miêu tả công việc

Bản miêu tả công việc

Bản miêu tả công việc là một văn bản liệt kê có hệ thống các trách nhiệm, bổn phận, nhiệm vụ phải hoàn thành và yêu cầu cũng như quyền lợi khác của một vị trí làm việc cụ thể.

Để xác định vai trò của một vị trí trong tổ chức, trình bày rõ ràng và dễ hiểu các sản phẩm đầu ra mà vị trí đó đóng góp cho tổ chức mang tính quyết định. Trình bày các thông tin này trong bản miêu tả công việc là nguyên tắc đầu tiên.

Có nhiều phát biểu về các kết quả cuối cùng đối với một công việc cụ thể. Nhưng tất cả đều nhằm trả lời cho câu hỏi, “Đâu là những sản phẩm chính nhất mà một công việc cần đạt được kết quả cụ thể nhằm đạt tới mục tiêu đã được đặt ra cho một vị trí công tác?”

Mục tiêu cốt yếu của một bản miêu tả công việc là xác định rõ cho người đảm nhận ví trí công tác những gì cần đóng góp cho tổ chức. Đây là công cụ cơ bản để người quản lý có thể yên tâm rằng nhân viên của mình hiểu rõ những gì họ cần làm và các tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá kết quả công việc của họ. Dựa trên mục tiêu truyền thông này, các bản miêu tả công việc đáp ứng một loạt các nhu cầu khác nhau như: tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá hiệu quả làm việc, quản lý hoạt động và đánh giá lại cơ cấu tổ chức bộ máy.

Bản miêu tả công việc gồm những gì?

Các đối tượng sử dụng khác nhau có yêu cầu thông tin khác nhau với bản miêu tả công việc. Tuy nhiên, chuẩn bị một loạt các văn bản với cùng một vị trí sẽ rất không hiệu quả, và trên thực tế, cần chuẩn bị một văn bản đáp ứng nhiều mục đích và nhu cầu sử dụng. Bởi vậy, cần thiết có các chuẩn mực cho cả nội dung và hình thức của bản miêu tả công việc, tuỳ thuộc vào mục tiêu dự kiến sử dụng.

Một bản miêu tả công việc gồm các phần cơ bản:

Chi tiết công việc . Thông tin cơ bản về vị trí công tác, kết quả làm việc báo cáo cho ai…
Mục đích . Một câu tóm tắt lý do cần có của vị trí công tác
Tương tác . Các lĩnh vực chính mà vị trí công tác có ảnh hưởng tới
Nghĩa vụ cơ bản . Các sản phẩm cần có của công việc
Năng lực . Yêu cầu đầu vào của công việc: kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi…
Tiêu chuẩn đánh giá . Các tiêu chí và phương pháp đánh giá hiệu quả công việc
Sơ đồ tổ chức . Trình bày dưới dạng sơ đồ, hình ảnh vị trí của công việc trong bộ máy chung của tổ chức
Thông tin chung . Các thông tin hỗ trợ khác về bối cảnh chung của tổ chức có liên quan tới triển khai công việc.

Công dụng của bản miêu tả công việc

Bản miêu công việc có công dụng với cả người lao động và người sử dụng lao động.
Qua tìm hiểu bản miêu tả công việc, người lao động hiểu rõ tổ chức tuyển dụng yêu cầu gì? bản thân phải chuẩn bị thế nào (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm…)? quan hệ công việc ra sao (ai phụ trách, tương tác với ai…)? có các nghĩa vụ và được hưởng các quyền lợi gì?...

Với người sử dụng lao động, bản miêu tả công việc giúp xác định mức độ cần thiết hay quan trọng của một vị trí công tác, định hướng và các tiêu chí chọn lọc một ứng viên phù hợp với công việc, lên kế hoạch bồi dưỡng và phát triển kỹ năng, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc, chăm sóc đội ngũ nhân sự…