Saga - Xây dựng kế hoạch chiến lược – Hãy ngừng lãng phí thời gian

Xây dựng kế hoạch chiến lược – Hãy ngừng lãng phí thời gian

www.SAGA.vn - Bất cứ cuốn sách nào về quản trị đều đề cao tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch chiến lược và quy trình triển khai. Cũng có nhiều tài liệu cho rằng việc xây dựng kế hoạch chiến lược đã “chết” do những kế hoạch dài hạn sẽ trở nên “vô nghĩa” trong môi trường kinh doanh thường xuyên biến động.

Xây dựng kế hoạch chiến lược thực tế có thể giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu trong nhiều năm, chiến thuật nào cần triển khai và triển khai thế nào để đạt được mục tiêu. Vấn đề nằm ở chỗ ích lợi của việc xây dựng kế hoạch chiến lược không được nhận ra. Thế tại sao? Không phải do nhân viên không hiểu sứ mệnh, cũng không phải do họ không hiểu mục tiêu của doanh nghiệp. Nguyên nhân do nhiều sự việc xảy ra sau khi xây dựng kế hoạch chiến lược. Thông thường, doanh nghiệp đầu tư rất nhiều công sức xây dựng kế hoạch, sau đó chúng được cất đi và đi vào quên lãng, thậm chí ngay cả người tạo ra chúng cũng không thèm để mắt tới.

Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chiến lược không phải là tạo ra kế hoạch thế nào, mà là quá trình triển khai kế hoạch ra sao. Quá trình triển khai kế hoạch chỉ mang lại hiệu quả khi bạn hiểu rõ lợi ích chúng mang lại.

Vậy chúng ta cần tận dụng bản kế hoạch này thế nào để mang lại lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho mỗi nhân viên. Kế hoạch chiến lược cần được sử dụng như là khuôn mẫu hướng dẫn quá trình đưa ra quyết định, từ cấp cao nhất tới thấp nhất trong doanh nghiệp. CEO có thể sử dụng bản kế hoạch này để đưa ra quyết định về định hướng phát triển kinh doanh, sát nhập và tuyển dụng nhân sự. Dựa trên kế hoạch, cấp quản lí sẽ thiết lập ưu tiên cho những nhiệm vụ cần được triển khai để đạt mục tiêu của bộ phận, và để gắn kết với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đồng thời, mỗi nhân viên cũng cần nắm rõ kế hoạch (hay một phần của chúng) nhằm nhận thức rõ hơn những mục tiêu cá nhân và biết vai trò của mình ở đâu trong toàn bộ kế hoạch.

Nói cách khác, kế hoạch chỉ ra cho mọi người thấy được vấn đề nào quan trọng và không quan trọng, tại sao phải triển khai chúng và triển khai những gì? Nếu được triển khai hợp lí, kế hoạch này sẽ giúp mọi người nhận ra vai trò của mình, tập trung hơn vào công việc và gắn kết với công việc của người khác.

Áp dụng kĩ thuật cascading

Cascading là quy trình vận dụng kế hoạch chiến lược vào trong hoạt động của doanh nghiệp và được sử dụng để đưa ra những quyết định, đồng thời cũng giúp nhân viên nhận thấy ý nghĩa công việc của họ. Kĩ thuật này tạo ra sự khác biệt giữa kế hoạch nằm phủi bụi trên kệ và một kế hoạch có giá trị. Kĩ thuật cascading có thể áp dụng cho công ty dù chỉ có 2 hay 200 hay 20.000 nhân viên.

Đây là cách triển khai kĩ thuật này. Giả định rằng bản kế hoạch chiến lược đã được xây dựng hoàn chỉnh và định hình được những giá trị, sứ mệnh, mục tiêu cần đạt được trong 5 năm tới. Bước kế tiếp là triển khai kế hoạch này xuống các cấp quản lý trung gian, bao gồm trưởng các phòng ban và bộ phận. Từng trưởng phòng ban hay bộ phận sẽ tham gia vào quy trình này và được giải thích cặn kẽ về kế hoạch cũng như những định hướng phát triển của doanh nghiệp và những nhân tố quan trọng góp phần vào sự phát triển.

Sau đó, trưởng các phòng ban sẽ sử dụng thông tin và dữ liệu từ bản kế hoạch tổng thể và xây dựng cho bộ phận mình một kế hoạch riêng nhưng phải theo định hướng kế hoạch chung của cả doanh nghiệp.

Trưởng các phòng ban sẽ tiếp tục phổ biến kế hoạch cho cấp dưới của mình, là quản lý bộ phận. Quy trình này sẽ tiếp tục tới khi thông tin được truyền tải tới cấp thấp nhất trong doanh nghiệp.

Tại cấp thấp nhất này, quy trình cascading sẽ được liên kết với những mục tiêu cụ thể của từng nhân viên trong giai đoạn sắp tới. Do đó, cuối quy trình cascading, mục tiêu của các nhân viên sẽ gắn kết với mục tiêu của bộ phận, bộ phận sẽ gắn kết với phòng ban, và phòng ban sẽ gắn kết với toàn bộ doanh nghiệp.

Cách làm này sẽ giúp toàn thể nhân viên hướng về một mục tiêu chung và duy nhất.

Cũng sẽ là một thiếu xót nếu chỉ tập trung quy trình cascading vào mục tiêu của doanh nghiệp. Từng cá nhân trong doanh nghiệp, dù ở cấp thấp nhất hay cao nhất, cần hiểu rõ những vấn đề nào là quan trọng, vấn đề nào cần ưu tiên xử lý trước, tại sao từng mục tiêu nhỏ của họ lại tạo ra sự thành công của bộ phận, phòng ban và cả doanh nghiệp. Một phần quan trọng của quá trình cascading là chữ “TẠI SAO”. Tại sao mỗi nhân viên cần có những mục tiêu cụ thể? Tại sao chúng lại quan trọng?

Quy trình cascading đưa mọi người lên cùng một con thuyền

Nếu chỉ triển khai kĩ thuật cascading, những giá trị thu lại sẽ rất hạn chế. Cấp quản trị, quản lý, giám sát cần phải luôn giữ cho kế hoạch “tồn tại’ bằng cách: a) đưa ra quyết định dựa trên kế hoạch (giá trị, sứ mệnh, mục tiêu) b) đồng thời, họ cần cho đồng nghiệp và nhân viên hiểu rằng tất cả những quyết định đều dựa trên kế hoạch.

Vế (b) quan trọng hơn. Nó khẳng định giá trị và tầm quan trọng của kế hoạch vì nó đề cập tới người đưa ra quyết định. Khi việc đưa ra quyết định không dựa vào kế hoạch, hay sự liên quan giữa kế hoạch và quyết định đưa ra không được giải thích cặn kẽ, bản kế hoạch sẽ sớm đi vào quên lãng hay sẽ bị cho là việc xây dựng kế hoạch chiến lược chỉ là bài tập và chẳng liên quan gì tới họ. Nhân viên sẽ không đánh giá cao bản kế hoạch này.

Kết luận

Rất nhiều thời gian và công sức đã được bỏ ra để đưa kế hoạch vào hoạt động. Cộng với những cam kết và nỗ lực, công ty có thể xây dựng những kế hoạch năng động, gắn kết toàn bộ nhân viên để đạt được mục tiêu chung, hiểu rõ công việc và trách nhiệm, đưa ra những quyết định dựa trên kế hoạch, mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Phạm Vũ Hoàng Quân dịch từ internet