Khi bạn sắp dự buổi gặp gỡ với đối tác làm ăn của mình, bạn sẽ phải chuẩn bị những nội dung trình bày và bàn bạc trong buổi gặp gỡ, và thậm chí là một món quà để tặng đối tác của mình. Ở một số nước tặng quà là một cử chỉ văn minh. Nhưng một số nước khác đây lại được coi như một món hối lộ. Nắm chắc cách thức tặng quà đối với các đối tác đến từ những quốc gia khác nhau sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành công hơn.

Một vài công ty đa quốc gia và một số chính phủ có những chính sách rất nghiêm ngặt liên qua tới việc nhận quà của nhân viên. Để tránh gây ra hiểu nhầm, bạn nên tìm hiểu kỹ những chính sách của các công ty này trước khi bạn đến làm việc với họ.

Những nước như Malaysia và Paraguay, vấn nạn tham nhũng rất lớn, do đó họ tránh những món quà dễ bị hiểu nhầm là hối lộ. Ở Malaysia, bạn không nên tặng quà trừ khi bạn đã tạo được một mối quan hệ bạn hàng thân thiết với họ. Còn tại Singapore, nhân viên của chính phủ không được phép nhận quà, và Hoa Kỳ thì quy định mức giới hạn cao nhất cho một món quà là 25 USD.

Tuy nhiên, ở một số nước như Nhật Bản, Indonesia hay Philippine chẳng hạn, thì việc trao đổi quà tặng lại ăn sâu vào truyền thống của các nước này. Một phần truyền thống này được thể hiện trong thái độ lịch sự mà người ta trao và nhận quà. Họ rất thận trọng khi cân nhắc thời gian trao quà và rất chú tâm khi tặng và nhận quà.

Tại châu Á và Trung Á, bạn chỉ được sử dụng tay phải hoặc cả hai tay để cầm quà. Ở Nhật Bản và ở Hong Kong, thì bạn phải dùng cả hai tay.

Tại Singapore, đối tác có thể sẽ lịch sự từ chối món quà của bạn 3 lần trước khi chấp nhận nó. Nhưng tại Chile, người ta có thể nhận quà và bóc quà ngay lập tức. Và ở Indonesia, người ta vẫn thường trao cho nhau những món quà nho nhỏ.

Bạn phải luôn biết rõ về những quy tắc tôn giáo khi chọn quà nữa. Ví dụ như, trong đạo Do Thái và đạo Hồi người ta cấm thịt lợn, do đó bạn đừng tặng món quà nào làm từ da lợn. Còn ở Ấn Độ thì đừng tặng món quà nào làm từ da bò. Một điều kiêng kỵ nữa khi tặng quà những đối tác theo đạo Hồi là không tặng Rượu.

Chất lượng Quà

Một tiêu chuẩn khi bạn chọn quà chính là chất lượng. Hãy chọn những món quà có chất lượng tốt nhưng không quá phô trương. Nếu bạn tặng họ món quà có dán mác của công ty mình thì hãy để thật kín đáo. Và cũng đừng bao giờ tặng quà có dán mác công ty mình ở Hy Lạp, Tây Ban Nha, và Bồ Đào Nha.

Tổ chức một bữa ăn ở nhà hàng cũng là một cách hay. Một bữa tối ngon miệng cũng có thể coi là một món quà gửi tới những vị chủ nhà (đối tác làm ăn của bạn), thông qua đó bạn có thể chỉ ra cho những vị khách của bạn rằng bạn đánh giá cao mối quan hệ làm ăn với họ, và cơ hội hợp tác giữa đôi bên. Những đối tác đến từ Brazil, Anh, Panama, và Peru đều rất sẵn lòng dự bữa tối với bạn hàng của mình, cả người Hy Lạp cũng vậy. Còn ở Trung Quốc, bạn hãy chuẩn bị một bữa tiệc lớn với đối tác, nhất là khi họ là khách mời vinh dự của bạn.

Dù gì thì việc mời ăn tối cũng là một động thái có đi có lại giữa bạn và đối tác.

Dưới đây là danh sách các nước mà tại đó bạn nên/không nên tặng quà đối tác:

Những quốc gia mà tại đó người ta chấp nhận quà cáp là :

- Khu vực Châu Âu: Cộng hòa Séc, Phần Lan, Liên bang Nga, Ukraina.
- Khu vực Châu Mỹ La Tinh: Bolivia, Columbia, Costa Rica
- Khu vực rìa Thái Bình Dương: Trung Quốc, Hong Kong, Indonesia, Nhật Bản, Hàn Quốc.
- Đài Loan, Malaysia, Philippine, và Thái Lan

Những nơi bạn không nên tặng quà ngay lần đầu gặp gỡ, nhưng việc tặng quà lại có thể được chấp nhận vào những lần sau:

- Châu Âu: Bồ Đào Nha và Tây Ban Nha
- Châu Mỹ La Tinh: Brazil, Chile, Guatemala. Nicaragua, Panama
- Peru, Venezuela
- Vùng ven Thái Bình Dương: Malaysia và Singapore
- Khu vực Scandinavi: Phần Lan và Thụy Điển.

Những quốc gia mà ít khi người ta tặng hay nhận quà là:
- Châu Phi
- Châu Úc
- Châu Âu: Anh, Pháp, Hungary, Ý
- Châu Mỹ La Tinh: Uruguay
- Scandinavi : Đan Mạch
- Trung Á: Pakistan, Ả rập Saudi
- Hoa Kỳ

Đối với những quốc gia không có trong danh sách này thì bạn có thể tặng hoặc không tặng đều được.

Dưới đây là văn hóa tặng quà ở một số nước cụ thể.

Trung Quốc

Những nước bị ảnh hưởng bởi nền văn hóa Trung Hoa, có tinh thần tập thể cao, thì người ở đó thường nhận quà với thái độ rất khiêm tốn. Để không bị coi là quá tham lam, họ sẽ không bao giờ nhận quà ngay lập tức, mà sẽ từ chối khoảng ba lần trước khi chấp nhận. Do đó, cứ mỗi lần họ từ chối món quà thì bạn lại phải lịch sự đề nghị họ nhận món quà một lần nữa. Và một khi họ đã nhận món quà thì hãy nói với họ rằng bạn thực sự rất vui vì họ đã nhận quà.

Món quà phải được nâng niu bằng hai tay và phải được gói cẩn thận; mặc dù sau đó người ta có mở quà trước mặt bạn đi chăng nữa. Sau khi người ta đã nhận quà thì họ sẽ để quà sang một bên và mở quà sau. Chính vì thế nên bạn đừng lo lắng là người nhận quà không hài lòng với món quà của bạn nên mới để sang một bên.
Và nếu như bạn được tặng một món quà từ họ thì cũng hãy tuân theo một quy tắc như vậy: từ chối khoảng 3 lần rồi sau đó nhận món quà đó bằng 2 tay. Và bạn cũng không được mở món quà đó ngay lập tức mà phải đợi đến gần phút cuối.

Ở Trung Quốc, chính phủ cũng có ra một chính sách xét loại quà tặng nào là món hối lộ. Mặc dù chính sách này cũng dần được nới lỏng nhưng cũng sẽ có lúc món quà của bạn sẽ không được chấp nhận. Trong những trường hợp như vậy, bạn nên lịch sự nói rằng bạn hiểu vì sao họ không nhận và rút lại món quà. Rồi bạn hãy chờ cho tới khi nào cuộc đàm phán đã chấm dứt, thì món quà bạn tặng có thể được gỡ đi cái vỏ “hối lộ” lúc ban đầu.

Bạn có thể tặng quà và nói rằng bạn tặng món quà này là thay mặt cho toàn thể công ty. Bạn phải luôn chú ý tôn trọng vị đối tác cấp cao nhất. Và hãy nhớ rằng người mà bạn phải trao món quà cho chính là người đấy. Khi đưa ra món quà hãy nói rằng: “Xin anh thay mặt công ty nhận món quà của công ty chúng tôi!” Nếu bạn có nhiều hơn một món quà thì bạn nên tặng các vật phẩm theo thứ bậc chức vị. Chức vị càng cao, món quà càng đắt.

Một món quà đặc biệt dành tặng riêng một người nào đó thì không nên tặng họ trước mặt cả nhóm. Hãy chờ tới khi chỉ có hai người! Và khi tặng món quà này hãy luôn đảm bảo rằng đây chỉ là một cử chỉ vì tình bạn không phải là chuyện làm ăn nữa.

Giá trị của một món quà cũng phải tương xứng với mức độ làm ăn. Điều này ứng dụng cả với việc tặng quà cá nhân hay tặng qua thay mặt công ty. Cũng có lúc, những món quà đắt tiền lại rất phù hợp với hoàn cảnh, nhưng một món quà quá tốn kém nhiều lúc cũng gây rắc rối khi người nhận cảm thấy họ không thể đáp lại món quà đó.

Trong văn hóa Trung Hoa, biểu tượng mang ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đối với màu sắc và các con số. Ví dụ như, vào dịp Tết Nguyên Đán, tiền phải được đựng trong một phong bì đỏ; và phải là một con số chẵn, thậm chí hóa đơn cũng phải là số chẵn.

Đỏ là màu may mắn, hồng và vàng tượng trưng cho hạnh phúc, và con số 8 là con số “phát”, con số may mắn nhất. Màu trắng, đen và xanh nước biển cùng con số 4, hay là bộ tứ của bất cứ thứ gì đó, thì đều gắn với cái chết hoặc đám tang. Ngoài ra thì người ta cũng kiêng kỵ đồng hồ, khăn mùi soa, và những đôi dép bằng rơm.

Những vật sắc như dao, kéo tượng trưng cho sự chia rẽ tình bạn hay một mối quan hệ thân thiết, bao gồm cả quan hệ làm ăn.

Dĩ nhiên là bạn không muốn mình chọn phải một món quà mang ý nghĩa xấu hoặc không may mắn. Nhưng có thể chỉ vì ý nghĩa tượng trưng của món quà, mà điều đó có thể xảy ra. Ví dụ như, một chiếc bút máy chỉ trở thành một món quà tuyệt vời khi có mực đỏ.

Khi mua quà tặng cho những lần đầu gặp gỡ đối tác, bạn nên mua quà ở những cửa hàng tại địa phương, tại đây bạn sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin và người ta cũng hướng dẫn bạn cách chọn quà sao cho tránh gây hiểu nhầm. Còn nếu bạn mang quà đi từ nước mình thì hãy bọc món quà tại nước đối tác, để tránh chọn nhầm màu hoặc loại giấy không phù hợp.

Nhật Bản

Ở Nhật, tặng quà là một nghệ thuật, thể hiện tình bạn, sự kính trọng và thái độ ngưỡng mộ. Nghi thức tặng quà rất quan trọng. Quà luôn được đựng trong một hộp quà nhỏ, được bọc rất đẹp bằng loại giấy chất lượng, và sau đó món quà được trao cho đối phương với đầy sự kính trọng. Cũng bởi vì tại Nhật, ý nghĩa tượng trưng của món quà rất là quan trọng, do đó món quà thật sự cũng thường rất khiêm tốn.

Người ta mong đợi trao quà tặng ngay trong lần đầu gặp gỡ, và món quà sẽ trở thành một phần trong cuộc làm ăn của bạn. Do đó khi lần đầu tiên gặp mặt, hãy mang theo mình một món quà được bọc đẹp đẽ, chất lượng nhưng không quá đắt. Đó là một cử chỉ thể hiện bạn mong muốn có một mối quan hệ lâu bền với đối phương.

Có một thông lệ tại Nhật, là đối tác sẽ tặng lại mình một món quà bằng nửa giá trị món quà họ đã nhận. Nếu quà của bạn quá đắt, thì nó sẽ gây ra một tình huống khó xử, kể cả là món quà mà họ đáp lễ chỉ bằng ½ món quà của bạn.

Tuy vậy nếu bạn là một chuyên viên cấp cao của công ty thì bạn đừng ngần ngại nhận một món quà xa xỉ từ phía đối tác Nhật Bản. Người Nhật rất thận trọng, họ căn cứ theo cấp bậc, mối quan hệ làm ăn để tặng quà.

Nếu bạn mang một món quà để tặng đối tác thì đừng chờ đến cuối buổi mới đưa ra. Cùng đừng mới đến đã khiến họ bất ngờ bằng bọc quà của bạn. Cách tốt nhất là hãy nói với ông/bà ấy trong khi đang nói chuyện rằng bạn có một món quà nhỏ bạn muốn tặng họ vào cuối buổi. Cách nói bóng gió về điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng nghi thức tặng quà của người Nhật Bản và cho phép bạn có cơ hội đặt trước một cuộc hẹn cho một thành viên nữa tham gia cuộc họp, nếu cần (người đó sẽ mang quà tới).

Khi trao quà, bạn hãy cầm bằng hai tay và cúi mình xuống, và nói cho họ biết :” Món quà này không thể sánh bằng mối quan hệ tốt đẹp giữa chúng ta”. Hãy nói rằng đây chỉ là một “món quà nhỏ”, kể cả là món quà rất đắt đi chăng nữa, quan trọng là truyền đạt thiện ý của bạn.

Người Nhật sẽ lịch sự từ chối món quà của bạn khoảng 1 hay 2 lần trước khi họ nhận nó. Và họ cũng không mở quà khi có mặt của bạn. Khi bạn nhận quà từ một người Nhật cũng vậy, bạn nên làm y hệt thế: từ chối 1 hay 2 lần rồi sau đó nhận món quà bằng hai tay và không mở gói quà khi có mặt người tặng còn ở đó.

Trong một năm, theo truyền thống Nhật Bản thì có hai dịp người ta chính thức tặng quà nhau. Một dịp là vào giữa mùa hè (O-Chugen) và dịp khác là vào cuối năm (O-Seibo). Bạn nên tặng quà vào những dịp này.

Những món quà là đồ ăn hay đồ uống (bánh, kẹo đắt tiền, và hoa quả) cũng là những lựa chọn tốt. Nếu bạn mang theo một món quà từ đất nước của bạn, hãy kiểm tra thật kỹ và đừng mua sản phẩm ghi :”Made in Japan”. Và đừng chọn những sản phẩm của công ty bạn làm quà tặng với logo công ty hiện ngay trên quà tặng.

Theo như cách các doanh nghiệp hay làm thì người ta thường đến Nhật mới mua và gói quà. Làm như vậy thì món quà sẽ chuẩn xác.

Trong văn hóa Nhật Bản, biểu tượng cũng có nhiều ý nghĩa như văn hóa Trung Hoa vậy. Một món quà có cặp (một bộ đôi) được cho là điềm may, nhưng nếu là bộ bốn chiếc hoặc chín chiếc thì lại bị cho là điềm gở.

Thêm vào đó, số 4 cũng bị cho là số tử và màu đỏ thì gắn với tang lễ, do đó đừng bao giờ tặng một chiếc bút mực đỏ hay viết thiệp bằng màu đỏ. Sách không phải là những món quà thích hợp; và những vật sắc như dao kéo hay dao rạch giấy cũng bị cho là “chia cắt quan hệ”

Bạn đừng xem những biểu tượng và nghi thức tặng quà trên là quá rắc rối, tìm hiểu về chúng bạn sẽ thấy thoải mái hơn nhiều. Và thậm chí bạn có thể thấy hứng thú khi chọn quà cho những bạn hàng của mình.

(Còn nữa)